Diagnoza (bezpłatna)
Patrzymy, ile faktur przerabiasz miesięcznie i gdzie idzie najwięcej ręcznej roboty. Sprawdzamy formaty, plan kont i to, jak dziś trafiają do księgowości i do KSeF. Mówimy, ile da się zdjąć z człowieka.
Ostatnia aktualizacja:
Budujemy Agentów AI, którzy pracują za Ciebie 24/7.
Automatyzacja dokumentów i faktur (OCR, KSeF)
Automatyzacja faktur to system, który sam odczytuje fakturę (OCR), wyciąga kwoty, NIP i daty, przypisuje koszt do właściwej kategorii i wpisuje wszystko do arkusza lub programu księgowego, a na koniec eksportuje do KSeF. Robi to dla skanu, PDF-u i zdjęcia z telefonu. Ty nie przepisujesz nic ręcznie. Najjaśniejszy zysk widzą biura rachunkowe: faktury klientów lecą do Excela, do księgowości i do KSeF automatem, miesiąc po miesiącu. Dane zostają w Unii Europejskiej.
- Twoje dane zostają w UE
- RODO i AI Act
- Płacisz za efekt
Pokaż mi, gdzie tracę czasPoliczymy na Twoich fakturach, ile godzin miesięcznie schodzi z ręcznego przepisywania i ile błędów znika. Bez zobowiązań.
- 0 złbezpłatna diagnoza
- 3kroki wdrożenia
- 6najczęstszych pytań
Ile godzin miesięcznie przepisujesz faktury z ręki?
Ktoś w Twojej firmie otwiera każdą fakturę, czyta ją i przepisuje numer, NIP, kwoty netto, VAT i datę do arkusza albo programu księgowego. Przy jednej fakturze to chwila, przy stu dziennie to cały etat na przepisywaniu.
- Sto faktur dziennieprzy tej skali samo przepisywanie to cały etatscenariusz z ostatniego wiersza tabeli porównawczej niżej
- 4 sposoby dostarczeniamail, PDF, zdjęcie z telefonu, papierakapit o czterech sposobach pod spodem
- 3 typowe błędyliterówka w NIP, zła kwota VAT, duplikatlista trzech błędów pod spodem
Faktura przychodzi na cztery sposoby: mailem, w PDF, na zdjęciu albo na papierze. Bez automatyzacji procesu faktur każdy z nich obrabiasz z ręki, a po przepisaniu ktoś jeszcze zgaduje, do której kategorii kosztu wrzucić dokument. Trzy błędy wracają przy tym najczęściej:
- Literówka w NIP, która blokuje rozliczenie i wraca do poprawki.
- Zła kwota VAT, przepisana z pola obok na fakturze.
- Ta sama faktura wpisana dwa razy, bo przy stu dokumentach łatwo przeoczyć duplikat.
KSeF
W biurze rachunkowym ręczny przepis to najdroższa część roboty
W biurze rachunkowym przepisywanie faktur klientów to najdroższa i najmniej wdzięczna część pracy. Dlatego automatyzacja faktur w biurze rachunkowym daje najjaśniejszy zysk: te same dokumenty, miesiąc po miesiącu, u wielu klientów naraz.
Do tego dochodzi obowiązkowy KSeF. Jeśli nic się nie zmieni, to kolejny ręczny krok przy każdej fakturze, doklejony do przepisywania, które już dziś zjada czas.
Co dokładnie robi automat z fakturą?
Automatyzacja faktur AI działa tak: automat odbiera fakturę z maila, folderu albo zdjęcia, odczytuje ją OCR-em, przypisuje koszt do kategorii i wpisuje do arkusza oraz programu księgowego. Na koniec przygotowuje fakturę do wysyłki do KSeF.
OCR · KATEGORIA · KSIĘGOWOŚĆ · KSeF
Cztery etapy: od zdjęcia faktury do eksportu do KSeF
KSeFTypowe koszty idą same, nietypowe zatwierdzasz Ty
Typowe faktury przypisuje sam, bo zna Twój plan kont i reguły, według których księgujesz koszty.
Faktury z błędem albo nietypowe odkłada na bok i pokazuje człowiekowi do zatwierdzenia, zamiast wpisywać je w ciemno.
- Ty decydujesz, co automat robi sam, a co tylko podsuwa do akceptacji.
- Kontrola zostaje po Twojej stronie.
Zdjęcie z telefonu wystarczy, wątpliwy odczyt czeka na akceptację
Automat czyta skan, PDF i zdjęcie zrobione telefonem, a z każdego z nich wyciąga te same pola.
Jeśli zdjęcie jest słabej jakości albo faktura jest nietypowa, automat nie wpisuje danych w ciemno.
- Słaby skan trafia do akceptacji człowieka.
- Wątpliwy odczyt czeka na akceptację, zamiast wejść do księgowości w ciemno.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Obieg układamy raz: odczyt, kategoria kosztu, księgowość, eksport. KSeF nie jest wtedy osobnym projektem, tylko ostatnim krokiem tego samego automatu.
Automatyzacja dokumentów obejmuje też kolejne typy: umowy, paragony, potwierdzenia przelewów.
- Jeden obieg zamiast dwóch osobnych procedur.
- Automat rozszerzamy na kolejnych klientów biura.
Dane Twoich faktur przetwarzamy w Unii Europejskiej. Automat łączy się tylko z narzędziami, na które się umówimy: arkuszem, programem księgowym i KSeF, a dostęp ustawiamy minimalny.
Ręczne przepisywanie faktur a automat OCR
| Cecha | Ręczne przepisywanie | Automat OCR od SimpleFast.ai |
|---|---|---|
| Odczyt faktury | Czytasz i przepisujesz | OCR czyta za Ciebie |
| Skan, PDF, zdjęcie | Każdy format z ręki | Automat bierze każdy |
| Kategoria kosztu | Zgadujesz przy każdej | Przypisana wg planu kont |
| Wpis do księgowości | Drugi raz przepisujesz | Wpisana automatem |
| Eksport do KSeF | Osobny krok ręcznie | Przygotowany automatem |
| Błędy | Literówki w NIP i VAT | Wątpliwe odkłada do akceptacji |
| Sto faktur dziennie | Cały etat na przepisie | Ten sam automat, bez kolejki |
Jak wdrażamy automatyzację faktur krok po kroku?
1 2 Wdrożenie automatu
Stawiamy odczyt OCR, uczymy go Twoich kategorii kosztów i łączymy z arkuszem, programem księgowym i KSeF. Puszczamy na Twoich realnych fakturach, ustawiasz, co automat robi sam, a co podsuwa do akceptacji.
3 Opieka i rozwój
Pilnujemy dokładności odczytu i dokładamy reguły dla nowych typów dokumentów. Kiedy zechcesz, rozszerzamy automat na kolejnych klientów biura albo na inne dokumenty: umowy, paragony, potwierdzenia przelewów.
Ile kosztuje automatyzacja faktur?
Automatyzacja procesu faktur to zwykle 3000-10000 zł netto, a pracę zaczynamy od Sprintu Diagnostycznego za 1490 zł netto, odliczanego w całości od wdrożenia. Sam odczyt faktur do arkusza to inna półka niż pełny obieg z księgowością i KSeF dla wielu klientów biura. Dokładne widełki podajemy na bezpłatnej diagnozie, zanim cokolwiek zamówisz. Które procesy w biurze rachunkowym zdejmuje AI najpierw, rozpisaliśmy w poradniku: AI w biurze rachunkowym.
To widełki startowe, nie ostateczna faktura. Dokładną cenę poznasz na bezpłatnej diagnozie, zanim cokolwiek zamówisz. Bez ukrytych kosztów.
- 1490 zł nettoSprint Diagnostyczny, 5 dni roboczychpierwszy wiersz tabeli niżej
- 3000-10000 zł nettoautomatyzacja procesu fakturdrugi wiersz tabeli niżej
- 99-599 zł netto/mies.opieka po wdrożeniu albo 0 złtrzeci wiersz tabeli niżej
- 2 rundy poprawekw cenie wdrożeniazasady cennika pod tabelą
DIAGNOZA · WDROŻENIE · OPIEKA
Od czego zależy cena: liczba integracji i liczba klientów biura
CENNIK| Etap | Cena | Co dostajesz |
|---|---|---|
| Sprint Diagnostyczny | 1490 zł netto | 5 dni roboczych, raport PDF z mapą procesów, kwota odliczana w całości od wdrożenia |
| Automatyzacja procesu | zwykle 3000-10000 zł netto | zależnie od liczby integracji: arkusz, program księgowy, KSeF |
| Opieka po wdrożeniu | 99-599 zł netto/mies. albo 0 zł | 0 zł przy przekazaniu infrastruktury Tobie |
CENNIK
Dwie rundy poprawek w cenie i czas liczony od kompletu materiałów
Trzy zasady, które mówimy wprost przy każdym wdrożeniu automatyzacji faktur.
Cenę liczymy od wartości: od tego, ile godzin miesięcznie schodzi z ręcznego przepisywania i ile błędów znika. Sprint Diagnostyczny odliczamy od wdrożenia, gdy wchodzimy we współpracę. Bez ukrytych kosztów.
- Czas wdrożenia liczymy od przekazania kompletu materiałów, nie od podpisania umowy.
- Dwie rundy poprawek są w cenie wdrożenia: tydzień testów, poprawki, drugi tydzień, poprawki, odbiór.
- Po wdrożeniu wybierasz jeden z dwóch modeli: przekazanie infrastruktury Tobie bez abonamentu albo projekt u nas z opłatą utrzymaniową.
Powiązane wdrożenia, narzędzia i produkty
Policz to sam
Kalkulator oszczędności z automatyzacji
Policz, ile złotych rocznie kosztuje Cię ręczne przepisywanie faktur do arkusza i księgowości.
Otwórz narzędzie
Zobacz to na wdrożeniu
Automatyczne raporty zamiast ręcznych arkuszy
Ten sam schemat na innym dokumencie: dane spinają się same, zamiast być przepisywane do arkuszy.
Zobacz wdrożenie
Gotowe produkty
Skaner faktur, który przepisuje je za Ciebie i przygotowuje eksport do KSeF
Wrzucasz zdjęcie albo skan, system wyciąga dane do arkusza, a raz w miesiącu składa eksport do KSeF.
Zobacz produkt
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje automatyzacja faktur?
Koszt zależy od skali i zakresu. Sam odczyt faktur do arkusza to inna półka niż pełny obieg z księgowością i KSeF dla wielu klientów biura. Pracę zaczynamy od Sprintu Diagnostycznego za 1490 zł, który odliczamy od wdrożenia, gdy wchodzimy we współpracę. Dokładne widełki podajemy na bezpłatnej diagnozie, zanim cokolwiek zamówisz. Bez ukrytych kosztów. Po wdrożeniu dostajesz opiekę w abonamencie od 99 zł miesięcznie, nie zostawiamy klientów.
Czy OCR poradzi sobie ze zdjęciem faktury z telefonu?
Tak. Automat czyta skan, PDF i zdjęcie zrobione telefonem. Wyciąga sprzedawcę, NIP, numer, daty oraz kwoty netto, VAT i brutto. Jeśli zdjęcie jest słabej jakości albo faktura jest nietypowa, automat nie wpisuje danych w ciemno. Odkłada ją do akceptacji człowieka, żeby nic błędnego nie weszło do księgowości.
Czy to działa z KSeF?
Tak. Po odczycie i klasyfikacji automat przygotowuje fakturę do eksportu do KSeF, zgodnie z tym, jak rozliczasz dokumenty. KSeF jest obowiązkowy, więc układamy obieg tak, żeby faktura przeszła od odczytu, przez księgowość, aż po KSeF bez ręcznego przepisywania na każdym etapie.
Czy automat sam przypisze koszt do właściwej kategorii?
Tak. Uczymy go Twojego planu kont i reguł, według których przypisujesz koszty. Typowe faktury przypisuje sam. Te, których nie jest pewny, podsuwa człowiekowi do zatwierdzenia, zamiast zgadywać. Z czasem reguł przybywa i automat radzi sobie z coraz większą częścią dokumentów.
Czy to jest bezpieczne i gdzie trafiają moje faktury?
Dane Twoich faktur przetwarzamy w Unii Europejskiej i łączymy się tylko z tymi narzędziami, na które się umówimy: Twoim arkuszem, programem księgowym i KSeF. Nie wysyłamy faktur tam, gdzie nie trzeba. Dostęp ustawiamy minimalny, a Ty decydujesz, które kroki automat wykonuje sam, a które dopiero po akceptacji człowieka.
Czy to się opłaca przy mojej liczbie faktur?
To zależy od tego, ile faktur przerabiasz i ile czasu idzie dziś na ręczne przepisywanie. Im więcej dokumentów i im bardziej powtarzalna robota, tym szybciej automat się zwraca. Dlatego najszybszy zysk widzą biura rachunkowe. Ile godzin miesięcznie realnie zejdzie z Twojego zespołu, policzymy na bezpłatnej diagnozie, na Twoich liczbach.
Zacznij od bezpłatnej diagnozy
Policzymy na Twoich fakturach, ile godzin miesięcznie schodzi z ręcznego przepisywania i ile błędów znika. Bez zobowiązań.
Pokaż mi, gdzie tracę czasKażde wdrożenie zaczynamy od bezpłatnej diagnozy. Najpierw liczby na Twoich fakturach, potem decyzja.